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Date limite pour postuler 20 juin 2023

Faites parvenir votre C.V. et une lettre de présentation à info@jaquebec.org

Description de l’organisme

Appuyé par un conseil d’administration engagé, notre organisme Les programmes éducatifs JA Québec (ou JA Québec) a pour mission d’inspirer et d’éduquer les jeunes de 10 à 18 ans sur l’entrepreneuriat, le monde du travail et la littératie financière afin de développer leurs aptitudes d’entrepreneurs et de leaders. Ses programmes de formation ludiques et concrets, en deux volets, sont livrés gratuitement dans les écoles (en présentiel ou en virtuel), grâce à la participation de bénévoles d’affaires :  9 programmes scolaires (10-18 ans) sous formes d’ateliers de quelques heures et 2 programmes d’entrepreneuriat : le programme Entreprise Étudiante (15-18 ans) et le programme Entrepreneurs Juniors (10-11 ans), une expérience de démarrage d’entreprise répartie sur plusieurs semaines. Cet organisme à but non-lucratif existe depuis plus de 60 ans au Québec et a un lien d’appartenance avec JA Canada et JA Worldwide. La famille des JA est présente dans plus de 115 pays à travers le monde. JA Québec cherche à combler le poste d’Adjoint(e), programmes et administration en vue de poursuivre sa croissance et sa mission éducative dans les écoles du Québec. Il (elle) travaillera en étroite collaboration avec les coordonnatrices aux programmes, et la directrice, Finances et administration.

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant de la présidente-directrice générale, le (la) titulaire du poste joue un rôle de soutien important dans la livraison des programmes (80%) et la gestion de certains dossiers administratifs (20%).

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Soutien à la livraison des programmes (80%)

  • Soutenir les coordonnatrices aux programmes pour les commandes, la gestion de l’inventaire et les livraisons du matériel éducatif dans les écoles, et assurer les suivis nécessaires;
  • Maintenir à jour la Master List des écoles;
  • Trier et entrer des données dans Excel (inscriptions, sondages, consentements), et les maintenir à jour;
  • Soutenir les coordonnatrices et la chargée au développement dans le recrutement des écoles et des bénévoles;
  • Soutenir les coordonnatrices dans l’organisation des activités pour les jeunes;
  • Préparer les rapports demandés et remplir les tableaux de reddition de compte;
  • Faire des envois courriel dans les écoles pour promouvoir nos programmes;
  • Effectuer des relances téléphoniques auprès des personnes-ressources dans les écoles pour les inviter à accueillir nos programmes gratuits dans leurs classes;
  • Prendre les notes pendant les réunions avec les responsables de centres et rédiger les comptes rendus;
  • Visiter les écoles ou les centres, à l’occasion, pour s’assurer du bon fonctionnement des activités;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

Soutien à l’administration (20%)

  • Prendre les appels, gérer le courrier et les livraisons au bureau ainsi que les courriels;
  • S’approprier le logiciel de saisie de données et en assurer une saine gestion;
  • Responsable de la mise à jour des listes sur Excel en vue d’une importation dans une nouvelle base de saisie de données;
  • Déposer les chèques au guichet bancaire;
  • Gérer l’inventaire (papeterie);
  • Améliorer/mettre en place un système de classement efficace des dossiers administratifs internes et gestion des archives;
  • Préparer les rapports demandés et remplir les tableaux de suivi;
  • Préparation des ordres du jour des réunions d’équipe et des comités, et prendre les notes;
  • Participer activement aux réunions et aux différentes activités de JA Québec;
  • Travailler en collaboration avec les membres de l’équipe;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

     COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Formation en secrétariat, administration, bureautique ou expérience de travail équivalente;
  • Expérience de 1 à 2 ans
  • Maîtrise du français oral et écrit
  • Bonne connaissance de l’anglais
  • Très bonne connaissance de la suite Office
  • Expérience dans un OBNL, un atout

APTITUDES RECHERCHÉES

  • Habileté à établir de bonnes relations interpersonnelles
  • Dynamisme, détermination, rigueur, esprit d’équipe
  • Autonomie et débrouillardise
  • Souci à l’égard de la qualité de l’entrée de données
  • Capacité d’adaptation et flexibilité
  • Compréhension du contexte et des enjeux d’un OBNL
  • Capacité de se déplacer en voiture
  • Disponibilité hors des heures régulières de travail (à l’occasion)

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • 35 heures par semaine 
  • Formule Hybride (télétravail et bureau au métro Berri-UQAM/Sherbrooke)
  • 3 semaines de vacances après 1 an, 4 semaines après 3 ans
  • Horaire d’été et heures supplémentaire travaillées préautorisées et reprises en temps;
  • Programme d’assurances collectives et REER collectif après la période d’essai de 5 mois;
  • Fermeture de bureau pendant le temps des Fêtes de Noël et Jour de l’an ;
  • Disponible à l’occasion pour travailler hors des heures régulières (Soirs et plusieurs fins de semaine) ;
  • Salaire : entre 17 $ et 19 $ de l’heure, selon expérience

Si vous souhaitez participer au déploiement de nos programmes et inspirer nos futurs leaders et entrepreneurs, faites parvenir d’ici le 20 juin 2023 votre C.V. et une lettre de présentation à info@jaquebec.org