Date limite pour postuler 20 septembre 2024

Faites parvenir votre C.V. et une lettre de présentation à jfigueredo@jaquebec.org

Description de l’organisme

Les programmes éducatifs JA Québec a pour mission d’inspirer et de préparer les jeunes à réussir dans une économie mondialisée an acquérant les compétences et l’état d’esprit nécessaires pour bâtir des communautés prospères. JA Québec offre des expériences d’apprentissage pratiques et immersives par le biais de programmes qui aident les jeunes à acquérir des compétences transférables à la préparation au travail, en littératie financière et à l’entrepreneuriat. JA Québec est un organisme à but non lucratif d’envergure qui existe depuis plus de 100 ans et fait partie de JA (Junior Achievement) Canada et de JA Worldwide et est présent dans 121 pays à travers le monde. 

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant de la présidente et chef de la direction, le(la) titulaire du poste joue un rôle de soutien important dans la livraison des programmes et la gestion de certains dossiers administratifs.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  Soutien à la livraison des programmes

• Soutenir les coordonnatrices aux programmes pour les commandes, la gestion de l’inventaire et les livraisons du matériel éducatif dans les écoles, et assurer les suivis nécessaires;
• Maintenir à jour la Master List des écoles;
• Trier et entrer des données dans Excel (inscriptions, sondages, consentements), et les maintenir à jour;
• Soutenir les coordonnatrices et la chargée au développement dans le recrutement des écoles et des bénévoles;
• Soutenir les coordonnatrices dans l’organisation des activités pour les jeunes;
• Préparer les rapports demandés et remplir les tableaux de reddition de compte;
• Faire des envois courriel dans les écoles pour promouvoir nos programmes;
• Effectuer des relances téléphoniques auprès des personnes-ressources dans les écoles pour les inviter à accueillir nos programmes gratuits dans leurs classes;
• Prendre les notes pendant les réunions avec les responsables de centres et rédiger les comptes rendus;
• Visiter les écoles ou les centres, à l’occasion, pour s’assurer du bon fonctionnement des activités;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

  Soutien à l’administration

• Prendre les appels, gérer le courrier et les livraisons au bureau ainsi que les courriels;
• S’approprier le logiciel de saisie de données et en assurer une saine gestion;
• Responsable de la mise à jour des listes sur Excel en vue d’une importation dans une nouvelle base de saisie de données;
• Déposer les chèques au guichet bancaire;
• Gérer l’inventaire (papeterie);
• Améliorer/mettre en place un système de classement efficace des dossiers administratifs internes et gestion des archives;
• Préparer les rapports demandés et remplir les tableaux de suivi;
• Préparation des ordres du jour des réunions d’équipe et des comités, et prendre les notes;
• Participer activement aux réunions et aux différentes activités de JA Québec;
• Travailler en collaboration avec les membres de l’équipe;
• Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par la direction générale.

     COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Formation en secrétariat, administration, bureautique ou expérience de travail équivalente;
• Expérience pertinente à la fonction;
• Maîtrise du français et de l’anglais oral et écrit;
• Très bonne connaissance de la suite Office;
• Habileté à établir de bonnes relations interpersonnelles;
• Dynamisme, détermination, rigueur, esprit d’équipe;
• Autonomie et débrouillardise;
• Souci à l’égard de la qualité de l’entrée de données;
• Capacité d’adaptation et flexibilité;
• Compréhension du contexte et des enjeux d’un OBNL.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste permanent, 35 heures par semaine;
• Formule Hybride flexible;
• Vacances, horaire d’été et flexibilité;
• Programme d’assurances collectives et REER collectif;
• Fermeture de bureau pendant le temps des Fêtes;

Si vous souhaitez participer au déploiement de nos programmes et inspirer nos futurs leaders et entrepreneurs, faites parvenir d’ici le 20 septembre 2024 votre C.V. et une lettre de présentation à jfigueredo@jaquebec.org